Pomoc i FAQ – zakupy firmowe (B2B)

Na tej stronie znajdziesz instrukcje dotyczące kont firmowych, cen firmowych, szybkiego zamawiania, list zakupowych, ofert, subkont pracowników oraz zamówień wymagających zatwierdzenia.
Jeżeli nie znalazłeś/ łaś interesujących Cię odpowiedzi, prosimy o kontakt.

Rejestracja firmy i aktywacja konta

Jak założyć konto firmowe?

Wejdź w Moje konto i wybierz Rejestracja. Uzupełnij dane firmy (m.in. NIP, dane kontaktowe, adres) i wyślij formularz.

Co oznacza „ręczna aktywacja konta”?

Konto firmowe jest aktywowane ręcznie przez obsługę sklepu.
Do czasu aktywacji:

  • możesz widzieć ograniczony dostęp do funkcji firmowych,

  • ceny firmowe lub rabaty mogą nie być jeszcze widoczne,

  • składanie zamówień może być zablokowane.

Po aktywacji konto zaczyna działać w pełnym zakresie.

Ile trwa aktywacja konta?

Zwykle odbywa się to w godzinach pracy. Jeśli zależy Ci na czasie, napisz do nas (najlepiej podając NIP oraz e-mail użyty przy rejestracji).

Ceny detaliczne i hurtowe (firmowe)

Dlaczego widzę dwie ceny: detaliczną i hurtową?

W sklepie mogą wyświetlać się:

  • cena detaliczna – standardowa cena produktu,

  • cena hurtowa (firmowa) – cena przypisana do kont firmowych (może wynikać z umów, grupy firmy lub progów ilościowych).

Która cena zostanie naliczona w koszyku?

W koszyku zawsze obowiązuje cena przypisana do Twojego konta w momencie składania zamówienia. Jeśli masz aktywne konto firmowe, będzie to cena hurtowa (firmowa), o ile produkt jest objęty warunkami firmowymi.

Nie widzę ceny hurtowej — co zrobić?

  • Najczęstsze powody:

    • konto czeka na aktywację,

    • konto nie zostało jeszcze przypisane do warunków firmowych,

    • produkt nie jest objęty ceną hurtową (np. wybrany asortyment ma inne warunki).

    W razie wątpliwości napisz do nas — najlepiej podając nazwę firmy, NIP i link do produktu.

Zamówienia: standardowo i szybko

Jak złożyć zamówienie firmowe „klasycznie”?

  • Dodaj produkty do koszyka

  • Przejdź do koszyka i kliknij Przejdź do realizacji

  • Uzupełnij/wybierz dane firmy i adres dostawy

  • Wybierz dostawę i płatność

  • Zatwierdź zamówienie

Chcę zamówić dużo produktów szybciej — jak?

Masz 3 metody:

A) Zamówienie hurtowe
Szybkie dodawanie wielu pozycji do koszyka z jednego miejsca.

B) Listy zakupowe
Powtarzalne zakupy bez szukania produktów od zera.

C) Zamówienie z pliku CSV
Wgrywasz listę SKU + ilości i system tworzy koszyk automatycznie.

Zamówienie hurtowe

Do czego służy „Zamówienie hurtowe”?

To szybki formularz do dodawania wielu produktów do koszyka w jednym miejscu. Wygodny przy zakupach firmowych i większych koszykach.

Jak korzystać z „Zamówienia hurtowego”?

  • Wejdź w Moje konto → Zamówienie hurtowe

  • Wyszukaj produkty (np. po nazwie lub numerze SKU)

  • Podaj ilości przy pozycjach

  • Dodaj do koszyka i przejdź do realizacji

Listy zakupowe i oczekujące (powiadom o dostępności)

Do czego służą listy zakupowe?

Listy zakupowe pozwalają zapisać zestaw produktów i wracać do niego w przyszłości — idealne przy stałych zakupach firmowych.

Co mogę zrobić z listą zakupową?

  • tworzyć kilka list (np. „Biuro”, „Magazyn”, „Kuchnia”),

  • dodawać i usuwać produkty,

  • jednym kliknięciem przenieść listę do koszyka,

  • szybko ponawiać zakupy.

Do czego służy „Lista oczekujących”?

Jeśli produkt jest chwilowo niedostępny, możesz dopisać się do listy oczekujących, żeby dostać powiadomienie, gdy znów pojawi się w sprzedaży.

Jak to działa?

  1. Wejdź na produkt, który jest niedostępny

  2. Zapisz się na powiadomienie (podaj e-mail, jeśli system o to poprosi)

  3. Gdy produkt wróci na stan, otrzymasz wiadomość e-mail

Czy zapis gwarantuje rezerwację towaru?

Nie — to tylko informacja o dostępności. Zakup realizujesz normalnie po powrocie produktu do sprzedaży.

Zamówienie z pliku CSV

Co to jest „Zamówienie z pliku CSV”?

To funkcja, która pozwala wgrać listę produktów do koszyka z pliku. Przydaje się, jeśli masz gotową listę SKU i ilości (np. z Excela).

Jak przygotować plik CSV?

  • Plik .csv powinien zawierać:

    • kolumna 1: numer SKU produktu

    • kolumna 2: ilość

    Przykład:

    • ppk2600221, 10

    • xp 0040246, 2

Jak wgrać zamówienie z pliku?

  • Wejdź w Moje konto → CSV Orders (docelowo: „Zamówienie z pliku CSV”)

  • Wybierz plik .csv i prześlij

  • System uzupełni koszyk po SKU i ilościach

  • Przejdź do realizacji zamówienia

Najczęstsze problemy przy CSV

  • produkt się nie dodaje → błędne SKU lub spacja w kodzie,

  • zła ilość → błędny format w pliku,

  • wariant produktu → potrzebujesz SKU właściwego wariantu.

Subkonta pracowników

Co to są subkonta i jak to działa?

Subkonta pozwalają jednej firmie działać na wielu loginach – każdy pracownik ma własny e-mail i hasło, ale korzysta z tego samego konta firmowego (wspólne warunki handlowe, ceny hurtowe, dane firmy).

Najczęściej w firmie występują 2 role:

1) Konto główne (np. właściciel / kierownik / księgowość)
To „administrator” konta firmowego. Może:

  • tworzyć i usuwać subkonta,

  • nadawać uprawnienia pracownikom,

  • widzieć historię zamówień firmy,

  • zatwierdzać zamówienia (jeśli włączony jest obieg zatwierdzania),

  • mieć dostęp do ofert, konwersacji i list zakupowych (zależnie od konfiguracji).

2) Subkonta (pracownicy)
To konta dla osób składających zamówienia lub przygotowujących koszyki. W zależności od nadanych uprawnień, pracownik może:

  • składać zamówienia samodzielnie albo tylko przygotowywać je do zatwierdzenia,

  • podglądać zamówienia firmy (lub tylko swoje – zależy od ustawień),

  • korzystać z list zakupowych, ofert i konwersacji (jeśli ma dostęp).

Zamówienia wymagają zatwierdzenia – gdzie to widać?

Jeśli w firmie działa obieg zatwierdzania:

  • pracownik (subkonto) składa zamówienie jako oczekujące na zatwierdzenie,

  • konto główne firmy znajduje je w Moje konto → Zamówienia (widać je po statusie/oznaczeniu),

  • konto główne zatwierdza zamówienie z poziomu szczegółów zamówienia (a potem zamówienie przechodzi dalej do realizacji/płatności – zależnie od ustawień).

Jak dodać subkonto?

Wejdź w Moje konto → Subkonta → dodaj pracownika (e-mail, dane) → ustaw uprawnienia i zdecyduj, czy zamówienia mają wymagać zatwierdzenia.

Co oznaczają przełączniki uprawnień w subkontach i jak ustawić Limit miesięczny

  • Składaj zamówienia – subkonto może dodawać do koszyka i składać zamówienia.

  • Zamówienia wymagają zatwierdzenia – (pojawia się przy zaznaczeniu poprzedniej opcji) subkonto składa zamówienia jako oczekujące, a konto główne musi je zatwierdzić (pojawią się w Liście oczekujących).

  • Podgląd wszystkich zamówień konta – subkonto widzi zamówienia całej firmy, nie tylko „swoje”.

  • Podgląd wszystkich ofert konta – subkonto widzi oferty przygotowane dla firmy.

  • Podgląd wszystkich rozmów konta – subkonto widzi konwersacje firmy (wątki z obsługą).

  • Podgląd wszystkich list zakupowych konta – subkonto widzi listy zakupowe firmy (np. „Magazyn”, „Biuro”, „Kuchnia”).

  • Gdzie ustawiasz limit: Moje konto → Subkonta → Edytuj (konkretne subkonto) → pole Limit miesięczny (kwota).

  • Jak jest liczony: suma zamówień tego subkonta w bieżącym miesiącu (reset na nowy miesiąc).

  • Po co to jest: żeby pracownik mógł robić „drobne zakupy” sam, a większe szły do akceptacji.

  • W edycji subkonta ustawiasz Tryb zatwierdzenia (dla tego konkretnego pracownika). Najczęściej spotkasz:

    • Brak zatwierdzania (Nigdy)
      Subkonto składa zamówienia normalnie i od razu je finalizuje.

    • Zawsze wymagaj zatwierdzenia (Zawsze)
      Każde zamówienie subkonta trafia do zatwierdzenia przez konto główne (dobre dla magazynu/serwisu).

    • Automatyczny wg limitu
      Subkonto może finalizować zamówienia do wysokości limitu, a po przekroczeniu limitu zamówienia automatycznie idą do zatwierdzenia.

Przykład konfiguracji subkont (model „Novum”)

Konto główne: Prezes / Właściciel (konto firmowe)

  • ma pełny dostęp do panelu firmy,

  • zatwierdza zamówienia składane przez pracowników (jeśli włączony obieg akceptacji),

  • widzi całą historię: zamówienia, oferty, konwersacje, listy zakupowe.

Subkonto: Kierownik działu sprzedaży

  • może tworzyć koszyki i składać zamówienia,

  • zwykle ma wgląd w zamówienia firmy (żeby pilnować realizacji),

  • może korzystać z ofert/konwersacji (kontakt z obsługą, negocjacje),

  • w zależności od ustaleń: zamówienia sam finalizuje albo wysyła do zatwierdzenia przez Prezesa.

Subkonto: Magazyn / Serwis

  • nie musi mieć dostępu do cen/ofert,

  • najczęściej: może korzystać z list zakupowych (stałe produkty) i przygotowywać koszyk,

  • zamówienia idą do zatwierdzenia (żeby magazyn nie zamawiał „na własną rękę” bez akceptacji).

Subkonto: Księgowość

  • zazwyczaj bez składania zamówień,

  • za to ma podgląd zamówień firmy (kontrola dokumentów, statusów),

  • opcjonalnie dostęp do ofert (jeśli potrzebuje weryfikować warunki / ceny).

Budżet zakupów subkonta (limit miesięczny)

Na czym polega limit miesięczny?

W firmie można ustawić dla subkonta miesięczny budżet zakupowy (np. 300 zł).
Limit jest liczony od 1. dnia miesiąca jako suma zrealizowanych zakupów w danym miesiącu.

Co dzieje się po przekroczeniu limitu?

Gdy subkonto przekroczy przyznany budżet, zamówienia nie są finalizowane od razu.
Zamiast tego zamówienie jest wysyłane do zatwierdzenia przez konto główne (np. Prezesa/Kierownika).

Gdzie zobaczę, że zamówienie czeka na akceptację?

Informacja o zamówieniu „do zatwierdzenia” jest widoczna w Moje konto → Zamówienia (po statusie/oznaczeniu zamówienia).

Jak liczy się wykorzystanie limitu?

Do kontroli budżetu brane są pod uwagę:

  • wydatki z bieżącego miesiąca,

  • oraz wartość aktualnie składanego zamówienia (żeby nie dało się „ominąć” limitu jednym dużym koszykiem).

Czy limit dotyczy całej firmy czy konkretnego pracownika?

Najczęściej limit jest ustawiany dla konkretnego subkonta (pracownika).
Firma może też działać na zasadzie wspólnych reguł, jeśli ma takie ustalenia.

Przykład konfiguracji subkont (model „Novum”) + limity miesięczne

Konto główne: Prezes / Właściciel (konto firmowe)

  • pełny dostęp do konta firmowego,

  • zatwierdza zamówienia pracowników (jeśli firma tak działa),

  • nie ma limitu miesięcznego (lub ma najwyższy, jeśli chcesz mieć „bezpiecznik”).

Subkonto: Kierownik działu sprzedaży

  • może składać zamówienia samodzielnie albo wysyłać do zatwierdzenia (zależnie od polityki firmy),

  • limit miesięczny (przykład): 5 000 zł
    Po przekroczeniu: zamówienia trafiają do akceptacji Prezesa.

Subkonto: Magazyn / Serwis

  • zwykle przygotowuje koszyk / składa zamówienia na potrzeby bieżącej pracy,

  • limit miesięczny (przykład): 300–1 000 zł
    Do limitu: może finalizować standardowe zakupy.
    Po przekroczeniu: zamówienie idzie do zatwierdzenia (żeby większe zakupy były kontrolowane).

Subkonto: Księgowość

  • najczęściej bez składania zamówień,

  • ma podgląd zamówień firmy,

  • limit miesięczny: 0 zł (czyli brak możliwości składania) albo „tylko do zatwierdzania / podglądu” – jeśli tak ustawicie.

Jak działa limit miesięczny w praktyce?

Limit liczy wydatki subkonta w bieżącym miesiącu. Gdy subkonto przekroczy przyznany budżet, kolejne zamówienia nie są finalizowane od razu – trafiają do zatwierdzenia przez konto główne i dopiero po akceptacji przechodzą dalej.

Oferty i komunikacja z obsługą

Do czego służą „Oferty”?

Zakładka Oferty to miejsce, gdzie otrzymasz przygotowaną dla Twojej firmy wycenę/ofertę (np. dla większego zamówienia lub indywidualnych warunków). Z oferty zwykle przechodzisz prosto do złożenia zamówienia.

Jak działa „Konwersacje”?

Konwersacje to skrzynka wiadomości w panelu klienta. Używaj jej, gdy:

  • chcesz dopytać o dostępność lub termin,

  • ustalasz warunki do większego zamówienia,

  • potrzebujesz doprecyzować ofertę.

Dane firmy, adresy i ustawienia konta

Gdzie zmienię adres dostawy lub dane firmy?

Wejdź w Moje konto → Adresy i edytuj adresy. Jeśli potrzebujesz zmienić dane firmy do faktury (np. nazwa, NIP), zrób to w ustawieniach konta lub skontaktuj się z nami, jeśli pole jest zablokowane.

Gdzie zmienię hasło lub dane konta?

Wejdź w Moje konto → Szczegóły konta i wprowadź zmiany, a następnie zapisz.